Digitaliseren

Digitaliseren

In een voorgaand blog schreef ik er al over. Wij proberen onze administratie volledig te digitaliseren en deze te plaatsen in de cloud zodat we er overal bij kunnen. Op deze manier realiseer ik een mobiele werkplek en kan ik overal ter wereld werken. Maar het digitaliseren is niet iets wat je van de één op de andere dag doet. Tegenwoordig wordt het wel makkelijker want steeds meer bedrijven sturen hun post via e-mail. De belastingdienst geeft ook aan dat ze steeds meer via e-mail willen versturen en minder met de post. Daar merk ik alleen nog niet veel van, ik ontvang nog steeds veel blauwe enveloppen.

Daarnaast hebben de meeste dienstverlenende bedrijven ook gezorgd voor een “mijn-website” waar al je documenten digitaal bewaard worden. Toch vraag ik of ze de facturen, afrekeningen en andere overzichten naar me willen e-mailen zodat ik het ook zelf kan bewaren. Ik vraag me namelijk af hoelang je nog bij je documenten kan op het moment dat je bijvoorbeeld wijzigt van zorgverzekering. Ik wil graag zelf bepalen wanneer ik mijn documenten niet meer nodig heb.

Wij bewaren onze administratie 7 jaar want dat is de wettelijke bewaartermijn voor ondernemers die de belastingdienst hieraan stelt. Voor particulieren is er geen bewaartermijn maar de belastingdienst kan tot 5 jaar terug komen op een aanslag dus is het handig om je documenten in ieder geval zolang te bewaren. Dit betekent dat als je met terugwerkende kracht wilt digitaliseren je heel wat oude documenten moet scannen. Eens in de zoveel tijd pak ik wat op en scan ik het in en ook als ik het één en ander ergens voor heb moeten uitzoeken, zorg ik ervoor dat het gelijk ook digitaal is.

Van alle brieven en documenten die wekelijks op de mat vallen kijk ik of het mogelijk is om ze per e-mail te ontvangen. Als dat het geval is, zorg ik ervoor dat de verstuur wijze aangepast wordt. Indien dit niet mogelijk is dan scan ik het document in en bepaal of ik het document in papiervorm wil bewaren. Heel veel kan gewoon weggegooid worden en ik word er steeds makkelijker in. Het aantal ordners in de kast wordt al minder. Ook de rekeningen van spullen die we gekocht hebben en moeten bewaren voor de garantie worden tegenwoordig gescand en daarna weggegooid.

De meeste mensen ontvangen ook geen papieren afschriften meer van hun bank. Wil je je afschrift fysiek hebben dan zal je deze zelf moeten printen vanuit internetbankieren. Dit is heel handig en scheelt een hoop post maar er is één kanttekening bij. De bank bewaart de afschriften maar 1,5 jaar en daarna zijn ze waarschijnlijk alleen nog tegen betaling opvraagbaar. Het is dus belangrijk om voor al je bankrekeningen jaarlijks een download van je afschriften te maken en deze veilig te stellen op je eigen computer.

Vanaf nu beginnen met digitaliseren is niet tijdrovend. De structuur zoals je deze gewend bent in je ordners kan ook gerealiseerd worden in de mappenstructuur van de computer. In plaats van te bepalen in welke ordner je het wilt bewaren, maak je nu een logische map op je computer. Het document scannen en opslaan in de betreffende map. De gaatjes perforeren is niet meer nodig daarvoor in de plaats moet je nu een logische naam voor je document verzinnen. Belangrijk is wel dat als je het digitaal hebt vastgelegd dat je het fysieke document dan wel weggooit. Het op twee plaatsen bewaren is dubbel en dan moet je later weer uitzoeken of je iets wel of niet al hebt gescanned.

Natuurlijk blijven we pensioenpolissen, hypotheekaktes, verzekeringspolissen, testamenten, diploma’s en contracten gewoon bewaren in ordners. Het gescande document is nog niet gelijk aan het fysieke document daar moet nog een oplossing voor komen. Wel of niet digitaliseren is eigenlijk een keus die voor je gemaakt wordt. Het is nog een kwestie van tijd en dan kan je niet meer kiezen tussen papier en digitaal. We zitten in een overgangsfase waarbij wij zoveel mogelijk al proberen te digitaliseren. Naast het feit dat het straks overal makkelijk opvraagbaar is heb ik toch stiekem de meeste lol in het feit dat het zo lekker opruimt.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *